تکنیک ها و اصول نگارش ایمیل
یادگیری اصول نگارش ایمیل یکی از مهارت های مهم و حیاتی برای مدیران و کارکنان شرکت ها و سازمان های بزرگ است. امروزه بسیاری از اطلاعات در قالب پیام های نوشتاری مثل ایمیل یا نامه رد و بدل می شوند. این بدان معناست که در حال حاضر پیام ها به صورت متنی و نگارشی نوشته می شوند.
یکی از محدودیت های پیام های متنی، نبود ارتباط چشمی و عدم استفاده از زبان بدن در انتقال پیام است. در چنین شرایطی سوءتفاهم یا کج فهمی در محل کار به وجود می آید. زمانی که عادت های ارتباطی ما با همکارانمان ضعیف می شود زمان و انرژی زیادی از ما می گیرد. در این شرایط یادگیری اصول نگارش ایمیل و استفاده از ارتباطات دیجیتالی بهترین راه برای برقراری ارتباط است.
محدودیت های اصول نگارش ایمیل
قدرت درک انسان از پیام های نوشتاری خصوصا ایمیل بسیار کمتر از نوشته های کاغذی یا کتاب است. در خواندن نوشته از روی مانیتور معمولا زمان کمتری به خواندن محتوا اختصاص می دهیم.
زمانی که نوبت پاسخ پیام ها می شود. معمولا پاسخ های گیج کننده یا مختصر به مخاطب تحویل می دهیم.
اهمیت یادگیری اصول نگارش
یادگیری اصول نگارش ایمیل به شما کمک می کند تا تعامل بهتری با دیگران برقرار کنید همچنین از سوءتفاهمات بعدی هم جلوگیری می کند. در ادامه تکنیک های مهم نگارش ایمیل به شما معرفی می شوند.
تکنیک های مهم نگارش ایمیل سازمانی
معمولا در ایمیل های خود سعی کنید به جزئیات بپردازید. نگارش ایمیل کوتاه شاید شما را فرد مهمی جلوه دهد اما برای مخاطبتان خیلی جالب به نظر نمی رسد.
وجود غلط املایی یا استفاده نادرست از اصول نگارش، به اعتبار شما آسیب وارد می کند.
سعی کنید در ایمیل هایتان، پیام خود را به روشنی به مخاطبتان انتقال دهید و حتما قبل ارسال ایمیل، آن را یکبار مطالعه کرده و اشکالات نگارشی آن را برطرف کنید.
برای سهولت در این کار می توانید از برنامه های اصلاح کننده متون مانند ویراستیار هم استفاده کنید.
پیشنهاد مطالعه: آموزش محتوانویسی در سایت
استفاده از لحن مناسب، اصول نگارش ایمیل
یکی از مهارت های مهم نگارش متن به خصوص ایمیل، لحن بیان یا نوع نگارش است. این مورد یکی از ابزارهای مهم برقراری ارتباط است. بنابراین قبل نوشتن ایمیل موردنظرتان به سوالات زیر پاسخ دهید:
چه کسی این ایمیل را دریافت می کند؟
مخاطبین مطلب من چه کسانی هستند؟
متاسفانه بسیاری از مدیران برای نگارش متن های خود از فن بیان مناسبی استفاده نمی کنند. همین عامل باعث سوء تفاهم و کج فهمی دیگران می شود.
نکته بعدی اینکه اگر زمان کافی برای پاسخ به ایمیل دریافتی خود ندارید، یک جواب سریع به مخاطب خود ارسال کرده و به او اطمینان دهید که در اسرع وقت ایمیل را به دقت مطالعه کرده و پاسخ مناسبی می دهید.
مقایسه نگارش ایمیل و مکالمه های تلفنی
امروزه پلتفرم های مختلفی برای ایمیل و نگارش پیام به وجود آمده اند اما روزانه با تعداد زیادی پیام یا متن های کوتاه مواجه می شویم. معمولا پیام های تصویری یا جلسات آنلاین ما را مجبور به پاسخگویی سریع می کنند. مکالمات تلفنی معمولا احساس رضایت بیشتری در مشتری به وجود می آورد.
اگر در طول روز با یک ایمیل گیج کننده مواجه شدید، توصیه می کنیم از فرستنده ایمیل درخواست یک مکالمه تلفنی یا حضوری داشته باشید.
یادگیری اصول نگارش ایمیل یا هر متن یکی از نیازهای مهم هر سازمان است. متاسفانه عدم وجود ابزارهایی مانند تماس چشمی، زبان بدن یا تن صدا در نگارش متن، سوء تفاهم هایی ایجاد می کند.
برای اطلاع از تخفیف های آموزشی، ما را در اینستاگرام دنبال کنید.
