از اصول نامه نگاری اداری چه می دانید؟
اصول نامه نگاری اداری یکی از امور مهم و ضروری برای هر سازمان یا شرکت است که هر مدیر موظف است آن را یاد بگیرد. شرط لازم برای نامه نگاری اداری ثبت آن در دبیرخانه و دریافت شماره ثبت است. تا قبل آن نامه جنبه عمومی خواهد داشت.
یک نامه اداری با توجه به واحد سازمانی که در آن نوشته شده ممکن است نام های متعددی داشته باشد. برای مثال نامه هایی که در واحد مالی نوشته می شوند را اصطلاحا نامه های مالی می نامند. طبقه بندی نامه نگاری اداری بر اساس زمان عبارتند از:
- نامه های عادی؛
- فوری؛
- خیلی فوری؛
- آنی.
همچنین نامه های اداری از نظر امنیت هم به دسته های عادی، محرمانه، خیلی محرمانه و سری تقسیم می شوند.
مهم ترین اجزای اصول نامه نگاری اداری
هر نامه اداری از اجزای مختلفی تشکیل شده که مهم ترین آن ها عبارتند از:
سربرگ کادر بالای نامه
مجموعه ای از لوگو، شماره پیوست نامه، آدرس و آرم سازمان می باشد. اطلاعات سازمان اعم از نشانی و تلفن آن معمولا در سربرگ نامه نوشته می شود. اگر سربرگ نامه به هر دلیل فاقد نشانی بود، اطلاعات آن باید در انتهای نامه به فاصله نیم تا یک سانتی متر از پایین کاغذ با قلمی متفاوت از متن نوشته شود. این اطلاعات عبارتند از:
آدرس، شماره تلفن، فکس، ایمیل و…
همچنین تاریخ، شماره نامه و پیوست آن باید در بالا سمت چپ نامه نوشته شوند. بهتر است تاریخ نامه به صورت عددی نوشته شود. اگر نامه اداری به صورت تایپی نوشته می شود، بهتر است برای نوشتن تاریخ از قلم فارسی استفاده شود.
در صورتی که نامه دارای پیوست است باید حتما نوع و مقدار مدارک پیوست در این بخش به درستی نوشته شوند. همچنین به نام خدا، بسمه تعالی یا … باید در ابتدای نامه اداری نوشته شوند. معمولا برای شروع نامه های اداری از جملاتی مثل بسمه تعالی، به نام خدا یا بسم الله الرحمان الرحیم باید استفاده شود.
بهتر است برای نوشتن نامه های اداری از عبارت هایی مثل با یاد او، به نام حضرت دوست، به نام تکنوازنده گیتار عشق و… استفاده نشود. زیرا این عبارت ها نامه را از حالت اداری درآورده و کمی عامیانه و صمیمی می کند.
نام گیرنده، فرستنده و موضوع نامه باید در عنوان به درستی نوشته شوند. سعی کنید در نامه خود از برای به کار بردن افراد از عنوان های اضافی مثل دکتر، مهندس و… استفاده نکنید. به جای آن می توانید از عبارت هایی مثل
جناب آقای فرجی
رئیس محترم اداره حفاظت محیط زیست استان مازنداران
موضوع و عنوان نامه باید به گونه ای نوشته شوند که منظور اصلی نامه را به طور کاملا شفاف و واضح به مخاطب انتقال دهند.
متن اصلی نامه های اداری چگونه است؟
متن اصلی نامه های اداری از یک مقدمه، پیام، نتیجه و قدردانی تشکیل شده است. همچنین متن نامه اداری باید کوتاه و مختصر و مفید باشد و منظور نویسنده نامه را به درستی به مخاطب آن منتقل کند.
سعی کنید در نگارش نامه های اداری کمتر از کلمه های احساسی استفاده کرده و به دنبال حاشیه ها نباشید. متن ها می توانند به صورت جمله های کوتاه و ساده نوشته شوند همچنین در نگارش آن ها می توان از نشانه های قراردادی و علائم نگارشی مثل گیومه، نقطه، ویرگول و… استفاده کرد. فقط باید توجه کنید که از این علائم به درستی در نوشته خود استفاده کنید.
نکته بعدی اینکه در نگارش نامه های اداری باید از لحن رسمی استفاده کرده و به هیچ عنوان عبارت های عامیانه به کار نبرید.
انتهای نامه اداری خود را با جمله های کوتاه و ساده به اتمام رسانده و در پایان از عبارت هایی مثل با تشکر، با احترام و… استفاده کنید.
مشخصات فرستنده
مشخصات فرستنده مثل نام، سمت و امضا به نامه اداری شما اعتبار می بخشد. محل مناسب امضا در پایین سمت چپ نامه است.
نام، خطوط امضا و سمت امضا کننده نباید با هم تداخل داشته باشند. همچنین در محل امضا از عناوین و القاب استفاده نکنید. در پایان نامه اداری فقط امضا زده و از عبارت هایی مثل با آرزوی سلامتی، با تشکر و… استفاده نکنید.
رونوشت
یکی از اجزای مهم نامه های اداری رونوشت است. در صورتی که نامه اداری برای چندین نفر به صورت همزمان ارسال می گردد، حتما باید تعداد رونوشت آن در پایین نامه ذکر شود. نامه های اداری معمولا در ۳ نسخه مخاطب، بایگانی و گیرنده تهیه و در اختیار افراد قرار می گیرند.
۳ نکته مهم در نگارش نامه های اداری
نامه های اداری که دارای چندین صفحه هستند حتما باید شماره گذاری شده و برای اطلاع مخاطبین از ادامه دار بودن آن حتما در آخرین خط صفحه اول از علامت % استفاده کنید.
مواردی مثل محرمانه بودن نامه باید با قلم خط دار و اندازه درشت در متن گوشه چپ نامه مشخص شود.
نکته سوم اینکه اگر نامه اداری برای یک سازمان یا اداره خاص نوشته می شود، با بالا سمت راست ۴، پایین ۳ و چپ ۲ سانتی متر فاصله در نظر گرفته شود.
در این مقاله از استادیاری سعی کردیم اصول مهم و کاربردی نامه نگاری اداری را به شما آموزش دهیم. برای اطلاع از تخفیف های آموزشی، ما را در اینستاگرام دنبال کنید.
آموزش اصول نگارش ایمیل سازمانی
