مراحل کار با سامانه مدیریت قرارداد
در این مقاله از استادیاری قصد داریم مراحل کار با سامانه مدیریت قرارداد را به شما آموزش دهیم. به طور کلی کنترل و مدیریت قرارداد کاری زمان بر و وقت گیر است زیرا در آن باید تمام جزئیات و اطلاعات به طور کامل وارد شوند. کوچترین اهمال کاری می تواند خسارت های جبران ناپذیری را به همراه داشته باشد. بنابراین برای رونق و سود کسب و کارتان باید مراحل کار با سامانه مدیریت قراردادها را بدانید.
سامانه مدیریت قرارداد ابزاری برای کنترل و مدیریت قراردادهای منعقد شده در یک شرکت یا سازمان بزرگ است که ریسک های مالی و حقوقی شما را کاهش می دهد. برای استفاده صحیح از این سامانه باید مراحل زیر را به ترتیب و با دقت انجام دهید.
مرحله اول: ارائه درخواست اولیه در سامانه مدیریت قرارداد
قبل اینکه بخواهید یک قرارداد را منعقد کنید باید اول از خود بپرسید که چه دلیلی برای منعقد کردن این قرارداد وجود دارد؟ بعد پاسخ به این سوال باید با طرف مقابلتان تماس گرفته و درخواست های اولیه تان را مطرح کنید.
مرحله دوم: انعقاد قرارداد
یکی از مهم ترین مراحل در سامانه مدیریت قرارداد، انعقاد آن است. تنها نکته ای که باید در بستن یک قرارداد به آن توجه کنید این است که هر قرارداد یک سری قوانین و حقوق مشخصی دارد که باید هنگام انعقاد به آن توجه کنید. در غیر این صورت در آینده دچار مشکل می شوید.
مرحله سوم: در خصوص جزئیات قرارداد مذاکره کنید
یکی دیگر از نکاتی که باید هنگام انعقاد قرارداد به آن توجه کنید، مذاکره درباره جزئیات آن است. سعی کنید در قرارداد خود تمام جزئیات مثل قابلیت های کارمندان، فروشندگان، شرکای احتمالی و… را بیاورید.
مرحله چهارم: تصویب قرارداد
در این مرحله مذاکرات به صورت کامل انجام شده و پیش نویس نهایی قرارداد هم آماده است. طرفین می توانند بعد توافق نهایی قرارداد را امضا کرده و تمام جزئیات آن ها را در سامانه مدیریت قرارداد ثبت کنند.
مرحله پنجم: به اجرا درآوردن قرارداد در سامانه مدیریت قرارداد
یکی از ساده ترین مراحل سامانه مدیریت قرارداد، به اجرا درآوردن قرارداد است. در این مرحله طرفین قرارداد به توافق رسیده و همه چیز به طور کامل آماده است. نکته مهمی که باید در نظر بگیرید این است که تا زمانی که قرارداد توسط طرفین امضا نشود، معتبر نخواهد بود.
مرحله ششم: تعهد انجام بندهای قرارداد
این مرحله به نوعی تضمین کننده مدیریت قرارداد است. طرفین در این مرحله به توافق می رسند که تمام تعهدات خود را بدون کم و کاست و به موقع انجام دهند.
مرحله هفتم: وارد کردن اصلاحات در سامانه مدیریت قرارداد
سعی کنید هنگام منعقد کردن قرارداد یکسری تبصره خاص برای تجدید نظرهای آینده و اصلاحات ثبت کنید. امکان دارد در طول قرارداد مایل باشید بندهایی را تغییر داده یا اصلاح کنید.
مرحله هشتم: گزارش دهی و حسابرسی در سامانه مدیریت قرارداد
بعد بستن قرارداد باید مطمئن شوید که طرفین به تمام شرایط و مقررات آن پایند بوده و از آن پیروی می کنند. بهتر است تمام مفاد قرارداد را مورد بررسی قرار دهید.
مرحله نهم: تمدید قرارداد
یکی از مهم ترین موارد در سامانه مدیریت قرارداد، تمدید آن است. در این مرحله شما قادر هستید در نرم افزار یک اعلان یا زنگ هشدار به وجود بیاورید تا زمان اتمام قرارداد را به شما یادآوری کند.
سامانه مدیریت قرارداد یکی از ابزارهای مهم و کاربردی در هر سازمان یا شرکت تازه تاسیس است که در این مقاله سعی کردیم مراحل کار با آن را به شما توضیح دهیم. برای اطلاع از تخفیف های آموزشی، ما را در اینستاگرام دنبال کنید.
پیشنهاد مطالعه: همه چیز درباره نرم افزار مدیریت قراردادها
