مهم ترین وظایف مسئول دفتر
امروز می خواهیم با شما درباره ۹ وظیفه مهم مسئول دفتر صحبت کنیم. قبل هر چیز باید بدانید مسئولیت دفتر یکی از نقش های بسیار مهم و حیاتی در هر شرکت یا سازمان به حساب می آید. مسئول دفتر وظایف مهمی به عهده دارد که مهم ترین آن ها هماهنگی و برنامه ریزی کارهای داخل و خارج شرکت یا سازمان است. یک مسئول دفتر حرفه ای می تواند کلیه فعالیت های شرکت را به درستی مدیریت کرده و ارتباط اعضای داخلی شرکت را محکم تر کند. از طرفی او می تواند ارتباط خوب و موثری با مراجعه کنندگان و مشتریان شرکت برقرار کند.
وظایف مسئول دفتر در یک شرکت باید به طور کاملا دقیق مشخص شود تا او بتواند این کارها را به درستی انجام دهد. تمام کارهای منشی یا همان مسئول دفتر با تمام اعضای مجموعه در ارتباط است. کارهای منشی با توجه به فعالیت های اصلی شرکت متفاوت است اما در ادامه برخی از مهم ترین وظایف یک مسئول دفتر حرفه ای به شما معرفی می شوند.
تنظیم قرارهای ملاقات یکی از وظایف مسئول دفتر
مهم ترین و اصلی ترین فعالیتی که یک منشی در شرکت انجام می دهد، تنظیم قرارهای ملاقات مدیر و فعالیت های روزانه شرکت است. مسئول دفتر باید از فعالیت های روزانه مدیر خود مطلع باشد همچنین باید کارهای او را تنظیم کرده و در ساعت مشخص یادآوری کند.
تنظیم کردن مقدمات جلسات
یکی دیگر از وظایف مسئول دفتر، تنظیم کلیه قرارهای داخلی و خارجی مجموعه است. یک منشی حرفه ای باید قبل تشکیل هر جلسه وقت آن را با شرکت کنندگان هماهنگ کرده و وسایل مورد نیاز آن را تهیه کند. وظایف دیگر منشی عبارتند از:
- برنامه ریزی پذیرایی جلسات و همایش هایی که از طرف شرکت برگزار می شود.
- طراحی و تدوین دعوت نامه های جلسه
- نوشتن دستور جلسه قبل برگزاری آن
- نگارش گزارش و نتایج جلسه بعد اتمام آن
پیگیری کردن دستورهایی که از طرف مدیر صادر می شود
یکی از وظایف مسئول دفتر به عنوان نماینده مدیر، پیگیری دستورهایی است که از سمت وی به کارمندان یا افراد دیگر داده می شود. همچنین او با اختیاراتی که از سمت مدیر یا اعضای هیئت مدیره دارد می تواند روی فعالیت های کلیه اعضای مجموعه فعالیت داشته و توصیه های لازم را در زمان مناسب به آن ها بدهد.
مکاتبات اداری یکی دیگر از وظایف مسئول دفتر
یکی از وظایف مهم مسئول دفتر، انجام مکاتبات اداری است. به همین دلیل او باید به اصول و قواعد نگارش فارسی و گاهی اوقات انگلیسی یا زبان های دیگر تسلط داشته باشد.
منشی باید در نگارش نامه های اداری دقت و سرعت عمل بالایی داشته باشد. بنابراین بهتر است علاوه بر اصول نگارش به نرم افزارهای مجموعه آفیس به خصوص Word و اکسل تسلط کامل داشته باشد. نامه های اداری باید بعد نگارش حتما توسط مدیر تایید و در صورت لزوم اصلاح شوند.
پاسخ به تماس یا ایمیل های دریافتی از سوی مشتریان
یک منشی باید بتواند با افراد خارج از شرکت به درستی ارتباط برقرار کرده و به تماس های دریافتی در زمان مشخص پاسخ دهد. برای انجام دادن این کار مسئول دفتر باید فردی صبور با دقت بالا باشد. همچنین بتواند با دیگران ارتباط کلامی خوبی برقرار کند. این وظیفه یکی از وقت گیرترین وظایف یک مسئول دفتر به حساب می آید.
بایگانی کردن اسناد و مدارک شرکت
نگهداری از مدارک و اسناد شرکت هم به عهده منشی است. این کار در هر شرکت یا سازمانی اهمیت داشته و باید درست و اصولی انجام شود.
مسئول دفتر باید سندها را به درستی طبقه بندی و شماره گذاری کند و این مدارک را در زمان مشخص در اختیار مدیر یا اعضای شرکت قرار دهد.
از دیگر وظایف مسئول دفتر می توان به هماهنگی بین واحدهای مختلف شرکت، رسیدگی به امور جاری مجموع مثل تقاضاهای کارکنان برای پاداش، مرخصی یا اضافه کاری و… همچنین درخواست هرگونه کالای لازم توسط مدیر است.
در این مقاله از استادیاری سعی کردیم شما را با ۹ وظیفه مهم مسئول دفتر آشنا کنیم. برای اطلاع از تخفیف های آموزشی، ما را در اینستاگرام دنبال کنید.
